Een verhuis van het archief is een grote klus. U wilt niet dat er belangrijke archiefstukken verloren gaan tijdens het verhuis. Het is daarom verstandig om hier een verhuisfirma voor in te huren. Met het juiste materiaal en een goede planning verloopt het verhuis van het archief namelijk een stuk beter. Dankzij speciaal verhuismateriaal bent u veel sneller klaar met de verhuizing. Wilt u binnenkort het archief van uw bedrijf verhuizen? Dan is het goed om u alvast voor te bereiden. U vindt hier een stappenplan en enkele tips over hoe u de archiefverhuizing het beste kunt aanpakken.

Maak een planning

Het is verstandig om te beginnen met het maken van een planning. Stel allereerst een tijdschema op. Bepaal vervolgens hoeveel verhuizers u nodig hebt om te helpen tijdens het verhuis. Geef aan welke medewerkers gaan helpen bij de voorbereidingen, de verhuizing zelf en het uitpakken. Ga vervolgens de beginsituatie bij langs. Welk archief wordt het eerst verhuisd? Waar staan deze? Controleer om hoeveel archieven het gaat en of de bergingssystemen mee gaan verhuizen. Ga ook de verpakkingen na. Zijn deze in goede staat of moeten de archieven opnieuw ingepakt worden? Hierna kijkt u naar de eindsituatie. Hoe ziet de nieuwe locatie er uit? Waar worden het archief geplaatst en is deze locatie eenvoudig te bereiken?

Voorbereidingen

Vervolgens begint u met selecteren. Kijk welke archieven weggegooid mogen en kunnen worden. Laat het archief wat u verwijdert vernietigen. Controleer hoeveel er overblijft en reinig deze zo nodig. Kijk naar de staat van de verpakkingen en pak het archief eventueel opnieuw in. Bereid vervolgens de nieuwe ruimte voor en maak alvast een indeling. Vervolgens beslist u of u een verhuisfirma wilt inhuren of dat uw personeel gaat helpen bij de klus. Controleer de archieven die u gaat verhuizen en maak een inventaris. De laatste stap van de voorbereidingen is het opstellen van een schema, met daarin een planning van de archiefverhuizing.

Verhuizen

Zorg ervoor dat u vervangers hebt voor het geval iemand van uw personeel of de verhuizers afwezig is. Geef iedereen het schema met daarin de planning van de verhuizing. Werk het schema bij wanneer er een vertraging of incident plaatsvindt. Plaats archieven die boven in de kast moeten staan, onderin de verhuiskar. Het is verstandig om de karretjes te nummeren, zodat de verhuizers weten waar ze heen moeten. Controleer het archief wanneer de dozen op hun plek staat. Kijk of er niets mist en of alles in de juiste stelling staat. Verzamel tot slot alle belangrijke documenten met betrekking tot de archiefverhuizing in één dossier.