Bedrijfsverhuis

Bedrijfsverhuis tips

U heeft sinds kort een prachtig nieuw pand gevonden voor uw bedrijf. U zit alleen nog te piekeren over de bedrijfsverhuis. Er kom natuurlijk veel kijken bij het verhuizen van een geheel kantoor. Het klinkt misschien als een stressvolle periode dat verhuizen, maar met een goed voorbereiding en een goed verhuisbedrijf is het goed te doen. Hieronder vind ik alle informatie met betrekking tot bedrijfsverhuizingen. Wist u dat een kan besparen op de verhuiskosten door het vergelijken van meerdere offertes? Wij zijn een netwerk van verhuisfirma’s werkzaam in heel Vlaanderen. Wanneer u bij ons een offerteaanvraag doet ontvangt u tot maximaal 5 offertes van bedrijven uit ons netwerk. Deze kan u vergelijken op prijs en aanbod om zo in contact te komen met een verhuisfirma die uw bedrijfsverhuis tot in de puntjes regelt.

bedrijfsverhuizing

Voorbereidingen

Voordat u echt kan gaan verhuizen controleert u de opzegtermijn van uw huidige huurovereenkomst. Breng de huidige huiseigenaar op de hoogte van uw vertrek. Bedenk van te voren ook of er nog verbouwd moet worden op de nieuwe locatie. Overleg daarbij ook met uw nieuwe huiseigenaar over de datum van intrekken. Het verhuizen van een kantoor is een hele klus en daarom is het ook belangrijk om een bedrijfsverhuizer in te huren. Zij hebben veel ervaring met de verhuis van kantoormeubels en –apparatuur, opslag van goederen en de eventuele archiefverhuizing. Bespreek met het verhuisbedrijf de volgende zaken:

  • Gaat u verhuizen in het weekend of door de week?
  • In welke volgorde moeten de afdelingen worden verhuisd?
  • Wat is de hoeveelheid goederen dat moet worden vervoerd?

Omgeving inlichten

Het is ontzettend belangrijk om uw medewerkers op de hoogte te stellen van de verhuis. Doe dit op tijd en via een juist medium. Denk bijvoorbeeld aan intranet. Een verhuis kan voor medewerkers een bron van stress en ongemak betekenen, wat betekent dat het belangrijk is om uw medewerkers goed te informeren. U kunt ervoor kiezen om een bijeenkomst te organiseren zodat u eventuele vragen direct kunt beantwoorden. Vervolgens moeten uw klanten, leveranciers en partners ook worden ingelicht. Deze groep kunt u informeren via e-mail of brief. Vergeet overigens niet de toeleveranciers (drankenautomaat, kopieertoestellen). Wellicht is het mogelijk om het afgesloten contract met hen te herzien of voorwaarden te bespreken.

bedrijfsverhuis tips

Coördinatievergadering

Het is nu belangrijk om een coördinatievergadering met de projectverantwoordelijken van uw bedrijf en het verhuisbedrijf te bespreken. Ga na hoeveel dozen en bakken er moeten worden geleverd en wanneer. Denk ook na over specifiek beschermingsmateriaal voor meubilair. Het is handig om meubels en dozen te nummeren. Hanteer de regel dat het eerste cijfer staat voor de verdieping, de tweede voor het lokaal en dergelijke. Kleef deze nummers ook naast de deuren. Geef dit door aan de afdelingshoofden. Denk daarnaast aan het regelen van personeel voor het demonteren en monteren van het meubilair. Dit kan door uw eigen personeel worden uitgevoerd of door de verhuizers. Vergeet overigens niet back-ups te maken van uw IT-infrastructuur. Zorgt dat dit op tijd gedaan wordt. Bespreek ook wie projectleiders worden per afdeling om de verhuisdag in goede banen te leiden.

De verhuisdag

Van te voren heeft u per afdeling een projectleider aangewezen. Zorg ervoor dat zij op tijd aanwezig zijn op de verhuisdag. Veel verhuisbedrijven hebben overigens ook een eigen projectcoördinator. Alle goederen worden op de verhuisdag overgebracht. U kunt er voor kiezen uw eigen personeel mee te laten helpen met de verhuizen of het werk alleen laten doen door de verhuizers van het verhuisbedrijf. Een voordeel van het inhuren van verhuizers voor uw bedrijfsverhuis is dat het personeel snel weer aan het werk kan. Bovendien hebben beroepsverhuizers de knowhow en snelheid die zorgt voor tijdswinst. Zorg ervoor dat alles, denk aan IT-infrasctuructuur, weer wordt aangesloten op het nieuwe adres.

Afronding

Het verhuisbedrijf heeft zijn werk gedaan. Alles is op de nieuwe locatie! U en uw personeel zullen nog wel een aantal dagen bezig zijn om alles in te richten naar wens, maar dit is niet een ingewikkeld project. Als alle goederen zijn verhuisd naar de nieuwe locatie vergeet dan niet de volgende checklist punten: zijn alle adreswijzigingen goed doorgevoerd, bijvoorbeeld bij banken en verzekeringsmaatschappijen. Een tip: organiseer na de verhuizing voor een personeelsborrel. Dit zorgt ervoor dat alle verhuisstress weg zakt en er weer een goede sfeer ontstaat.

projectverhuizing